コラム
動画マニュアルの作り方｜メリットと活用方法
業務マニュアルを作っても、「文章を読んだだけでは作業のイメージがわかりにくい」「新人に何度も同じ説明をしている」と感じることはないでしょうか。業務の中には、文章だけでは伝えることが難しいものがあります。
たとえば、機械の操作方法や接客の動き、清掃の手順などです。手順を文章で細かく説明すると、どうしても長くなります。読む側にも負担がかかり、実際の作業を見たほうが早いケースもあります。
そこで活用したいのが、動画を使ったマニュアルです。動画マニュアルなら、実際の作業の動きを見ながら手順を確認できます。文章や写真だけでは伝わりにくい部分も、視覚的に理解しやすくなります。
今回は、動画マニュアルのメリットや作り方、文章や写真との使い分けについて紹介します。
動画マニュアルとは
動画マニュアルとは、業務の手順や作業方法を動画で説明するマニュアルです。実際の作業を撮影しながら説明するため、文章だけでは伝えにくい「動き」や「タイミング」を伝えやすいことが特徴です。
たとえば、機械の操作方法を文章で説明する場合、「電源を入れてから、画面右上のメニューを選択し、設定画面から○○を変更します」といった説明が必要になります。
もちろん文章でも伝えられますが、初めて操作する人にとっては、どのボタンなのか、どの画面なのかを確認しながら読む必要があります。動画なら、実際の画面を見せながら操作できます。
「ここを押します」と説明しながら撮影すれば、初めての人でも作業の流れをイメージしやすくなります。
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動画マニュアルのメリット
作業の動きを伝えやすい
動画マニュアルの大きなメリットは、実際の業務を目で見て理解できることです。文章では「ゆっくり」「強く押しすぎない」「この位置に合わせる」といった感覚的な説明が難しい場合があります。
動画なら、実際の動きを見せることができます。作業の順番だけでなく、手の動かし方や道具の使い方なども確認しやすくなります。
新人教育に活用しやすい
特に新人教育では、動画マニュアルが役立つ場面があります。初めて仕事をする人は、業務の知識だけでなく、「どのように動けばよいのか」も覚えなければなりません。動画を見てから実際の作業に入ることで、仕事の全体像をつかみやすくなります。
また、教育担当者が毎回同じ説明をする必要もなくなります。新人から同じ質問を受けるたびに担当者が説明するのではなく、まず動画を確認してもらう方法もあります。
もちろん、動画を見るだけですべての教育が完了するわけではありません。実際の現場では、担当者による補足や質問への対応も必要です。動画マニュアルは、人による教育をなくすものではなく、教育を支える道具として考えることが大切です。
言葉では伝えにくい業務を説明できる
業務の中には、文章にすると説明が長くなってしまうものがあります。たとえば、接客時のお辞儀の角度や商品の扱い方、工具の使い方などです。
こうした業務は、文章を何度も読み返すより、実際の動きを見たほうが理解しやすい場合があります。動画を活用することで、言葉だけでは伝えにくい感覚的な部分も共有しやすくなります。
動画が向いている業務
すべてのマニュアルを動画にする必要はありません。動画が特に向いているのは、実際の動作を見たほうが理解しやすい業務です。
機械や設備の操作
機械や設備の操作方法は、動画と相性のよい業務の一つです。ボタンを押す順番や画面の切り替えなどは、実際の操作画面を見せたほうがわかりやすいでしょう。初めて操作する人でも、どこを操作するのかを視覚的に確認できます。
接客やサービスの手順
接客業務も動画と相性があります。お客様への声のかけ方や商品の渡し方、基本的な接客の流れなどは、文章だけでは伝えにくい部分があります。実際の動きを見せることで、文章では説明しにくい部分まで共有できます。
清掃・調理・製造などの作業
清掃や調理、製造などの作業も、動画で説明しやすい業務です。道具の持ち方や身体の動かし方、作業の順番など、実際の動きを見ながら覚えたほうが理解しやすい業務があります。
一方で、会社のルールや注意事項、細かな条件などは文章のほうが確認しやすい場合があります。重要なのは、何でも動画にすることではありません。業務の内容に合わせて、文章・写真・動画を使い分けることです。
動画マニュアルの作り方
動画マニュアルを作るときは、最初から完璧な動画を作ろうとしないことが大切です。まず、「何を見てもらいたいのか」を決めます。
作業ごとに動画を分ける
一つの動画にたくさんの作業を詰め込むと、必要な部分を探しにくくなります。
「機械の電源を入れる」「材料をセットする」「作業後の清掃をする」というように、作業ごとに分けておくと後から確認しやすくなります。新人が必要な部分だけを見返せるため、現場での使いやすさも高まります。
短くわかりやすく撮影する
動画の長さも重要です。長時間の動画を最初から最後まで見てもらうより、必要な作業だけ短時間で確認できるほうが、実際の現場では使いやすくなります。一つの動画で一つの作業を説明するくらいの感覚で考えると、内容を整理しやすくなります。
スマートフォンでも撮影できる
撮影するときも、高価な機材を用意する必要があるとは限りません。スマートフォンなどで実際の作業を撮影し、必要な部分をわかりやすく整理するだけでも、業務を伝える材料になります。
大切なのは映像のきれいさだけではありません。
「新人が見たときに、この作業を再現できるか」という視点で作ることが重要です。
動画だけにしない
動画マニュアルを作るときに注意したいのが、動画だけですべてを説明しようとすることです。
文章で確認したほうがよい情報もある
動画は「動き」を伝えることには向いています。しかし、細かな注意事項や数値、条件などは、文章のほうが確認しやすいことがあります。たとえば、機械の操作方法なら、実際の操作を動画で見せます。
そのうえで、使用前の注意点やエラーが発生した場合の対応方法を文章で整理します。必要な情報を文章で残しておけば、あとから確認したいときにも便利です。
写真も組み合わせる
写真も便利です。部品の位置や完成した状態などは、写真を1枚載せるだけで理解しやすくなることがあります。動画を見るほどではない簡単な確認には、写真のほうが使いやすい場合もあります。
「文章だけ」「動画だけ」と決めるのではなく、それぞれの特徴を生かして組み合わせることが、わかりやすい業務マニュアルにつながります。
動画マニュアルを定着させる
動画マニュアルは、作成しただけでは現場に定着しません。
必要な動画をすぐに探せるようにする
せっかく動画を作っても、どこに保存されているかわからなければ、必要なときに使うことができません。
パソコンのフォルダや共有フォルダの中に動画が増えていくと、「どの動画を見ればよいのかわからない」という状況になることもあります。
必要な情報をすぐに検索できる環境を整えることが大切です。
古いマニュアルを残さない
業務内容が変わったのに古い動画が残っていると、かえって混乱を招くことがあります。
新しい手順に変更したときは、動画マニュアルも更新する必要があります。「作ったら終わり」ではなく、業務の変化に合わせて見直すことが大切です。
現場で使いやすい環境を整える
現場で使われるマニュアルにするには、必要なときにすぐ確認できることも重要です。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンなど、実際に業務を行う場所で確認できる環境があると便利です。
以前の記事「業務マニュアルが定着しない理由と運用方法」でも紹介したように、マニュアルは作成して終わりではありません。実際の業務で使われ、必要に応じて見直されることで、はじめて役立つものになります。
クラウドで管理する
動画マニュアルを社内で活用する場合、保存場所の管理も課題になります。
マニュアルを一か所で管理する
パソコンのフォルダに保存したり、担当者ごとに動画を持っていたりすると、必要な情報を探すまでに時間がかかることがあります。さらに、担当者が変わったときに、どこに何が保存されているのかわからなくなることもあります。クラウド上でマニュアルをまとめて管理しておけば、必要な情報を検索して確認しやすくなります。
文章・写真・動画を組み合わせる
文章だけでなく、写真や動画も一緒に管理できれば、業務内容に合わせたマニュアルを作りやすくなります。
「文章で手順を確認する」「写真で完成状態を見る」「動画で実際の動きを確認する」というように、目的に合わせて情報を使い分けられます。
業務に合ったマニュアルを
わかりやすい業務マニュアルを作るために大切なのは、情報をたくさん詰め込むことではありません。実際に作業する人が、「これを見れば何をすればよいかわかる」と感じられることが大切です。
文章で伝えやすいことは「文章」で。写真で見せたほうがわかりやすいことは「写真」で。実際の動きを見たほうが理解しやすいことは「動画」で。
それぞれの特徴を生かして組み合わせることで、より実用的なマニュアルになります。そして、作成したマニュアルを現場で使い続けるには、必要な情報を探しやすく、更新しやすい環境も欠かせません。
クラウドマニュアルアプリ「シルル」は、文章・写真・動画を使って業務マニュアルを作成し、クラウド上で管理できるサービスです。パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからもマニュアルを確認できます。
「マニュアルを作ったけれど、現場でなかなか使われない」
「動画や写真を使って、もっとわかりやすく業務を伝えたい」
「必要なマニュアルをすぐに探せるようにしたい」
そんな場合は、マニュアルの作り方だけでなく、その後の共有や管理まで含めて見直してみてはいかがでしょうか。シルルは、業務をわかりやすく伝え、必要なときに必要な人が確認できるマニュアル環境づくりをサポートします。
